PDF forms workflow

PDF formsワークフローとは、インタラクティブなPDFフォームの完全なライフサイクルを指し、作成と配布から、データ収集、検証、処理までを含みます。このワークフローは、 ( Citation: N.A., 2020 (N.A.). (2020). Document management — Portable document format — Part 2: PDF 2.0 .  International Organization for Standardization Retrieved from https://www.iso.org/standard/75839.html ) で定義されているフォームデザイン、フィールド設定、ユーザーインタラクション、データ送信、およびフォームデータのバックエンド処理を包含します。PDF formsワークフローの理解は、ドキュメント自動化システム、データ収集アプリケーション、ビジネスプロセスソリューションを構築する開発者にとって不可欠です。

PDF formsワークフローは、インタラクティブなPDFフォームが運用ライフサイクルのさまざまな段階を経て移動する体系的なプロセスです。このプロセスは、フォームのオーサリングから始まります。開発者やデザイナーがテキストボックス、チェックボックス、ラジオボタン、ドロップダウンリストなどのインタラクティブなフォームフィールドを持つPDFドキュメントを作成する段階です。その後、ワークフローは配布チャネル（メール、Webダウンロード、またはドキュメント管理システム）、ユーザーによる入力（エンドユーザーがフォームフィールドに記入）、検証（データが必要な基準を満たしていることの確認）、送信（完成したフォームデータをサーバーやデータベースに送信）、そして最終的なデータ処理と保存へと進みます。

PDF formsワークフローは、バックエンドシステムとの統合を含む双方向のデータフローを伴う点で、単純なPDFの閲覧や編集とは異なります。読み取り専用のコンテンツとしてのみ機能する静的なPDFドキュメントとは異なり、PDF formsワークフローは動的なデータキャプチャと処理を可能にします。ワークフローには、AcroForms（ネイティブのPDFフォーム技術）やXFA（XML Forms Architecture）フォームなど、さまざまなタイプのPDFフォームが含まれる場合があり、それぞれ ( Citation: N.A., 2020 (N.A.). (2020). Document management — Portable document format — Part 2: PDF 2.0 .  International Organization for Standardization Retrieved from https://www.iso.org/standard/75839.html ) で規定された独自の機能と処理要件を持っています。

エンタープライズアプリケーションを構築する開発者にとって、PDF formsワークフローは、異なるプラットフォームやデバイス間でユーザーから構造化データを収集するための、標準化され広くサポートされたメカニズムを提供します。PDFリーダーが広く普及しているため、独自のソフトウェアや複雑なクライアント側のインストールを必要とせずにフォームを配布でき、展開の摩擦とサポートコストを削減できます。

PDF formsワークフローは、データの正確性、デジタル署名、監査証跡が必須となる医療、金融、政府サービスなどのコンプライアンス重視の業界にとって重要です。ワークフローは、JavaScriptによる検証、計算フィールド、デジタル署名などの高度な機能をサポートし、送信前にデータの完全性を確保します。このワークフローを理解することで、開発者は既存のビジネスシステム、データベース、コンテンツ管理プラットフォームと統合される堅牢なドキュメント処理パイプラインを構築できます。

さらに、アクセシブルなPDF formsワークフローを実装することで、 ( Citation: N.A., 2014 (N.A.). (2014). Document management applications — Electronic document file format enhancement for accessibility — Part 1: Use of ISO 32000-1 (PDF/UA-1) .  International Organization for Standardization Retrieved from https://www.iso.org/standard/64599.html ) で概説されているアクセシビリティ標準への準拠が保証され、障害を持つ個人がフォームを使用できるようになり、多くの管轄区域で法的要件を満たすことができます。

PDF formsワークフローは、相互に関連するいくつかの段階を通じて動作します。

フォームデザインと作成: 開発者は、オーサリングツールを使用するか、PDFライブラリを通じてプログラム的にPDFフォームを作成します。フォームフィールドは、フィールドタイプ、名前、デフォルト値、検証ルール、計算スクリプトなどの特定のプロパティを持って定義されます。 ( Citation: PDF Association, 2023 PDF Association(2023). Retrieved from https://pdfa.org/resource/tagged-pdf-best-practice-guide-syntax/ ) に記載されているTagged PDF構造により、フォームが支援技術にアクセス可能であることが保証されます。

フィールド設定: 各フォームフィールドは、動作を制御する属性で設定されます。フィールドが必須か、読み取り専用か、非表示か、どのようなデータ形式が受け入れ可能か、JavaScriptアクションや計算依存関係を通じてフィールドがどのように相互作用するかなどが含まれます。

配布とレンダリング: フォームはエンドユーザーに配布され、ユーザーはPDFリーダーで開きます。リーダーアプリケーションは、フォームのデザインとユーザーのプラットフォームに応じて、テキストボックス、ボタン、その他のコントロールなどのインタラクティブなUI要素としてフォームフィールドをレンダリングします。

データ入力と検証: ユーザーがフォームに入力すると、定義されたルールに従ってクライアント側の検証が実行されます。JavaScriptは、リアルタイムの検証を実行し、データをフォーマットし（電話番号や日付など）、依存するフィールドの値を計算できます。この即時フィードバックにより、送信前にデータの品質が向上します。

送信: 完成したフォームは、さまざまな方法でデータを送信します。WebサーバーへのHTTP POST/GETリクエスト、メール添付ファイル（完全なPDFまたはFDF/XFDF形式で抽出されたフォームデータのいずれか）、またはローカルファイルシステムへの書き込みなどです。送信方法はフォーム設計時に設定され、バックエンドシステムがデータを受信する方法を決定します。

バックエンド処理: サーバー側のアプリケーションは、フォームデータを受信し、追加の検証を実行し、送信されたPDFまたはデータファイルから情報を抽出し、データをデータベース、ドキュメント管理システム、またはビジネスプロセスワークフローに統合します。これには、フォームのフラット化（インタラクティブフィールドを静的コンテンツに変換）、完成したフォームのアーカイブ、または下流のビジネスプロセスのトリガーが含まれる場合があります。

応答と反復: ワークフローは、ユーザーに応答データを返したり、更新のために既存のデータでフォームを事前入力したり、フォームが最終化される前に複数のレビュアーを経由する複数ステップの承認プロセスを開始したりする場合があります。

• AcroForms – PDF仕様で定義されたフォームフィールド辞書とアノテーションを使用するネイティブのPDFフォーム技術
• Form field – テキストフィールド、チェックボックス、ボタンなど、ユーザー入力を収集するPDFフォーム内の個々のインタラクティブ要素
• FDF (Forms Data Format) – PDFドキュメントとは別にフォームデータを表現するためのファイル形式で、データのインポート/エクスポートに使用される
• Form flattening – インタラクティブなフォームフィールドを静的コンテンツに変換し、外観を保持しながらフォームを編集不可にするプロセス
• Digital signature – 署名者の身元とワークフロー内のドキュメントの完全性を検証するためにPDFフォームに適用される暗号署名