PDF metadata best practices

PDFメタデータのベストプラクティスは、PDFファイル内にドキュメント情報を埋め込み、構造化し、管理するための標準化されたアプローチを包含します。これらのプラクティスにより、PDFには正確でアクセス可能、かつ機械可読なメタデータが含まれ、ドキュメント管理、アクセシビリティ、検索性、長期保存をサポートします。 ( Citation: N.A., 2020 (N.A.). (2020). Document management — Portable document format — Part 2: PDF 2.0 .  International Organization for Standardization Retrieved from https://www.iso.org/standard/75839.html ) で概説されているように、専門的で標準に準拠したPDFを作成するには、メタデータのベストプラクティスに従うことが不可欠です。

PDFメタデータのベストプラクティスは、PDFファイル内にドキュメント情報を適切に実装するためのガイドラインと技術のセットです。PDFのメタデータは主に2つの場所に存在します：従来のDocument Information Dictionary（古いキー・バリュー構造）と、XMLフォーマットを使用してより豊富で標準化された情報を提供する、より現代的なXMP（Extensible Metadata Platform）メタデータストリームです。

ベストプラクティスは、いくつかの重要な領域に対処します：Document Information DictionaryとXMPメタデータ間の一貫性の確保、相互運用性のための標準化されたスキーマの使用、意味のあるタイトルと説明の提供、著者と主題情報の適切なエンコーディング、作成日と更新日の含有、アクセシビリティ関連メタデータの埋め込みなどです。場当たり的なメタデータ実装とは異なり、ベストプラクティスに従うことで、ドキュメント情報が異なるPDFリーダー、支援技術、ドキュメント管理システム全体で発見可能、解析可能、かつ有用なものとなることが保証されます。

これらのプラクティスは、一般的なファイルメタデータ（ファイルシステムのプロパティなど）とは異なります。なぜなら、PDF構造自体に埋め込まれており、保存場所やプラットフォームに関係なくドキュメントとともに移動するからです。

PDF生成または処理システムを構築する開発者にとって、メタデータのベストプラクティスの実装は、いくつかの理由から極めて重要です：

アクセシビリティへの準拠：適切なメタデータはPDF/UA準拠に必要であり、ドキュメントタイトルを設定し、支援技術で表示する必要があります ( Citation: N.A., 2014 (N.A.). (2014). Document management applications — Electronic document file format enhancement for accessibility — Part 1: Use of ISO 32000-1 (PDF/UA-1) .  International Organization for Standardization Retrieved from https://www.iso.org/standard/64599.html ) 。メタデータの欠落や誤りは、障害を持つユーザーにとってドキュメントをアクセス不可能にする可能性があります。

ドキュメント管理と検索性：適切に構造化されたメタデータにより、エンタープライズコンテンツ管理システム、検索エンジン、デジタル資産管理プラットフォームが、PDFを適切にインデックス化、分類、検索できるようになります。不適切なメタデータ実装は、効果的に発見または整理できない「ダークデータ」を生み出します。

法的および規制上のコンプライアンス：多くの業界では、監査証跡、コンプライアンス検証、記録管理のために特定のメタデータが必要です。一貫性のない、または欠落したメタデータは、コンプライアンスリスクや法的課題を生み出す可能性があります。

ユーザーエクスペリエンス：適切にタイトルが付けられたPDFは、ブラウザタブ、ファイルマネージャー、スクリーンリーダーで、暗号的なファイル名ではなく意味のある名前を表示し、エンドユーザーエクスペリエンスを大幅に向上させます。

長期保存：標準化されたメタデータは、ドキュメントの来歴、コンテキスト、特性が時間の経過とともに機械可読な状態を維持することを保証することで、デジタル保存の取り組みをサポートします。

PDFメタデータのベストプラクティスの実装には、いくつかの技術的考慮事項が含まれます：

デュアルメタデータの維持：PDF仕様は、レガシーのDocument Information DictionaryとXMPメタデータの両方をサポートしています。ベストプラクティスでは、両方の構造を入力し、それらの間の一貫性を確保することが求められます。競合が発生した場合はXMPメタデータが優先されますが、両方を維持することで古いソフトウェアとの互換性が確保されます。

必須メタデータフィールド：最低限、PDFにはTitle（ファイル名ではなくドキュメントの適切な名前）、Author（作成者または組織）、Subject（簡単な説明）、Keywords（検索可能な用語）を含める必要があります。Titleフィールドは特にアクセシビリティにとって重要です。 ( Citation: N.A., 2014 (N.A.). (2014). Document management applications — Electronic document file format enhancement for accessibility — Part 1: Use of ISO 32000-1 (PDF/UA-1) .  International Organization for Standardization Retrieved from https://www.iso.org/standard/64599.html ) では、ドキュメントカタログにドキュメントタイトルを設定し、表示用にマークすることが求められています。

言語指定：ドキュメントは、ドキュメントカタログのLangエントリを使用して自然言語を宣言する必要があります。これにより、適切なテキスト読み上げの発音が可能になり、国際化の取り組みをサポートします。

エンコーディングの考慮事項：Document Information Dictionaryのテキスト値は、通常PDFDocEncodingまたはUnicode（BOM付きUTF-16BE）を使用して適切にエンコードする必要があります。XMPメタデータは、XML構造内でUTF-8エンコーディングを使用します。

構造化データスキーマ：XMPメタデータは、Dublin Core（dc:）、XMP Basic（xmp:）、PDF固有のプロパティ（pdf:）、Rights Management（xmpRights:）などの確立されたスキーマに従う必要があります。カスタムスキーマは、適切な名前空間を使用して適切に定義する必要があります。

Tagged PDFメタデータの統合：アクセシビリティのためにTagged PDFを作成する際 ( Citation: PDF Association, 2023 PDF Association(2023). Retrieved from https://pdfa.org/resource/tagged-pdf-best-practice-guide-syntax/ ) 、メタデータはドキュメントの構造とアクセシビリティ機能を正確に反映し、使用されているタグ付け標準を識別する必要があります。

タイムスタンプの精度：作成日と更新日は、適切なPDF日付フォーマット文字列を使用し、実際のドキュメント履歴を反映する必要があります。これにより、バージョン管理と監査要件がサポートされます。

最小限かつ意味のある内容：メタデータは有用であるために十分包括的である必要がありますが、機密情報、過度なキーワード、またはプライバシーやセキュリティ上の懸念を生み出す可能性のある隠しデータを含めることは避けるべきです。

• Document Information Dictionary – タイトル、著者、作成日などの基本的なメタデータを保存するためのPDFのレガシーキー・バリュー構造
• XMP Metadata – PDFに埋め込まれた豊富で標準化されたドキュメント情報のためのXMLフォーマットを使用するExtensible Metadata Platform
• Tagged PDF – アクセシビリティとコンテンツの再利用を可能にする論理構造情報を持つPDF。特定のメタデータ要素が必要
• PDF/UA – アクセシブルなドキュメントのための特定のメタデータ要件を義務付けるPDF Universal Accessibility標準
• Document Catalog – 必須のメタデータと構成情報が保存されるPDFの構造ツリーのルートオブジェクト