PDF metadata workflow

PDFメタデータワークフローとは、PDFドキュメントのライフサイクル全体を通じて、メタデータ情報の作成、管理、検証、保存を行うための体系的なプロセスと手順を指します。このワークフローは、 ( Citation: N.A., 2020 (N.A.). (2020). Document management — Portable document format — Part 2: PDF 2.0 .  International Organization for Standardization Retrieved from https://www.iso.org/standard/75839.html ) で定義されている文書情報辞書（レガシーメタデータ）とXMPメタデータストリームの両方を包含し、記述的情報、管理情報、構造情報が正確でアクセス可能な状態を維持することを保証します。適切なメタデータワークフローは、文書管理システム、アクセシビリティコンプライアンス、長期的なデジタル保存において不可欠です。

PDFメタデータワークフローは、PDF作成、修正、アーカイブの各段階においてメタデータをどのように扱うかを規定する包括的なエンジニアリングアプローチです。場当たり的なメタデータ挿入とは異なり、構造化されたメタデータワークフローでは、メタデータ生成、検証ルール、異なるメタデータフォーマット間の同期、品質保証チェックのための標準化されたプロセスを定義します。このワークフローには通常、メタデータの一貫性、PDF/UA ( Citation: N.A., 2014 (N.A.). (2014). Document management applications — Electronic document file format enhancement for accessibility — Part 1: Use of ISO 32000-1 (PDF/UA-1) .  International Organization for Standardization Retrieved from https://www.iso.org/standard/64599.html ) などの規格へのコンプライアンス、多言語コンテンツの適切なエンコーディングを確保するための自動化ツールと手動レビュープロセスが含まれます。このワークフローは、バージョン管理、監査証跡、コンテンツ管理システムやデジタルアセット管理プラットフォームとの統合を包含する点で、単純なメタデータ編集とは異なります。

PDF処理アプリケーションを構築する開発者にとって、堅牢なメタデータワークフローの実装は、いくつかの実践的な理由から極めて重要です。第一に、規制コンプライアンスとアクセシビリティ要件をケースバイケースではなく体系的に満たすことができます。第二に、適切なメタデータワークフローにより、PDFが修正、結合、またはフォーマット間で変換される際のデータ損失や破損を防止できます。第三に、適切に管理されたメタデータは、エンタープライズ文書管理システムにおける強力な検索および取得機能を実現します。第四に、文書プロパティ、著作者情報、権利管理、技術仕様に関する信頼性の高い機械可読情報を提供することで、自動化を促進します。最後に、メタデータワークフローは、出所と文書の真正性を検証可能にする必要がある法的証拠能力と記録管理において不可欠です。

典型的なPDFメタデータワークフローは、文書のライフサイクルの複数のフェーズにわたって動作します。作成時には、メタデータテンプレートとスキーマが適用され、著者情報、作成日、キーワード、カスタムプロパティが取得され、 ( Citation: N.A., 2020 (N.A.). (2020). Document management — Portable document format — Part 2: PDF 2.0 .  International Organization for Standardization Retrieved from https://www.iso.org/standard/75839.html ) で規定されているようにXMPパケットがPDF構造に埋め込まれます。検証ルーチンは、必須フィールド、適切なエンコーディング（XMPの場合はUTF-8）、文書情報辞書とXMPメタデータ間の整合性をチェックします。Tagged PDF ( Citation: PDF Association, 2023 PDF Association(2023). Retrieved from https://pdfa.org/resource/tagged-pdf-best-practice-guide-syntax/ ) の場合、構造メタデータは論理的な文書構造に対して検証されます。修正時には、ワークフローに、バージョンプロパティと修正タイムスタンプを通じて変更を追跡しながら既存のメタデータを保持する更新メカニズムが含まれます。抽出およびエクスポートプロセスでは、メタデータをインデックスシステム用に収集したり、Dublin CoreやMARCレコードなどの他のフォーマットに変換したりできます。品質保証ステップでは、文書が分割、結合、またはバッチ処理される際にメタデータが同期された状態を維持すること、およびXMPのカスタム名前空間宣言が適切に登録および維持されることを検証します。

• XMP metadata – PDF文書に構造化メタデータを埋め込むためのExtensible Metadata Platform標準
• Document information dictionary – 基本的な文書プロパティを含むPDFのレガシーメタデータ構造
• Metadata schema – メタデータフィールド、データ型、関係性を定義する正式な仕様
• Tagged PDF – 文書要素に関するセマンティックメタデータを含む構造マークアップを持つPDF
• PDF/A metadata – アーカイブPDF標準に固有のメタデータ要件と制約